Почему крупные сети выбирают роботизированное управление потерями и зачем оно вашему магазину
Данный материал написан по мотивам вебинара от команды HEADO "Разбор опыта федералов: роботизированное управление. Доступные инструменты".
Ритейл давно использует роботов в найме сотрудников, в закупках, в управлении складами, но теперь роботы появились еще и в управлении потерями магазина. «Лента», «Пятёрочка», «Магнит» и другие розничные сети уже используют системы роботизированного контроля - благодаря этому их продажи и прибыль растут. Разработчики HEADO объяснили, как роботы помогают магазинам сократить убытки и снижают нагрузку на персонал.
Проблемы розничного магазина всегда одни и те же
Розничные магазины работают как проводники между поставщиками и покупателями. Они заботятся о том, чтобы люди покупали нужные им товары без лишних неудобств.
В идеале ничто не должно мешать товару попасть со склада в покупательскую корзину. Но на практике этому мешают:
невыложенные или закончившиеся товары;
избыточные списания;
отсутствие ценников;
избыточные запасы товара;
зависшие товары;
неоформленные акции;
виртуальные остатки.
и т.д.
Из-за этих проблем магазин не продает 10-15% товара, несет убытки, а в некоторых случаях может даже закрыться. Да, управленцы всегда «держат в фокусе» задачи по борьбе с потерями от перечисленных факторов, но, зачастую, проблем и магазинов под контролем настолько много, что менеджеры просто физически не в состоянии решать и разбираться со всеми ситуациями.
Если коротко, то вот в чем суть некоторых событий, которые несут магазину прямые потери:
зависшие товары;
Зависшим называют любой товар, который не получилось продать, т.е. деньги на закуп потрачены, а продаж покупателям нет. Подробнее мы рассказывали о зависших товарах на одном из наших вебинаров.
невыложенные товары;
Некоторые товары люди не покупают только потому что их нет на полках. Например, человек пришёл за сметаной. Он видит, что её нет, и идёт в другой магазин. А сметана есть, только она лежит на складе. И если бы её вовремя выложили на полку, покупатель бы не ушел. А так сметану не покупают и магазин теряет прибыль.
отсутствие ценников;
Когда покупатель выбирает между несколькими товарами, он смотрит в том числе и на ценник, чтобы сделать выгодную покупку. И если цена не указана, то покупатель не может определить, выгодно ли ему покупать этот товар. Поэтому товары без ценника, или с неправильным ценником покупают реже.
неоформленные акции;
Мало устроить акцию — нужно ещё и правильно её оформить. Проследите, чтобы акционные товары выложили на полки и прикрепили к ним специальные ценники, дайте рекламу: постеры, рассылки — здесь уже всё зависит от возможностей компании. Если этого не сделать, покупатели не узнают о выгодном предложении и не купят акционные товары. В результате магазин не получит той прибыли, на которую рассчитывал.
избыточные списания;
Сломанные, поврежденные, просроченные, украденные продукты не попадают на полки, их не покупают. Оборотные средства заморожены, нужно проводить списание товара.
избыточные запасы товара;
Перед закупками система автозаказа анализирует спрос на товары и составляет прогноз. Это нужно, чтобы закупить ровно столько товара, сколько нужно покупателям. Если закупить больше, чем нужно, покупатели купят не всё. Магазин не вернет вложенные деньги и уйдет в минус.
Со всеми подобными ситуациями нужно разбираться как можно быстрее, каждый день. Чем дольше не выкладывают товар, не списывают брак, не исправляют ценники, тем больше прибыли теряет магазин.
Роботизированное решение
В доцифровую эпоху эти проблемы решал персонал. Аналитики компании в главном офисе работали с данными и решали глобальные проблемы сети. Менеджеры и персонал разбирались с ситуацией «на местах». Но проработать проблемы и решения с каждым продуктом в каждом магазине невозможно: понадобится слишком много человеческих ресурсов. А подобные ресурсы еще и конечны. Поэтому специалисты вынуждены работать с «общими» данными и предлагать «общие» решения.
На практике общие решения работают не всегда. Один и тот же подход решит проблемы одного магазина сети, но не поможет в другом. А компания так и будет терпеть убытки.
Сейчас роботизированные системы помогают управленцам решать проблемы на месте, а руководству сети — отслеживать это. Программа экономит время сотрудников: она сама обрабатывает большие объёмы данных и решает типовые задачи. Благодаря этому можно проработать каждую проблему отдельно, без дополнительной нагрузки на людей.
Как работает система
Общие принципы
Основной принцип, заложенные в роботизированное решение – переложить рутинную работу с управленцев на робота, и начать обрабатывать 100% возникающих проблемных событий.
Система следит за оборотом товаров в магазинах сети и выявляет «нештатные ситуации», проблемы. Каждую проблему она ранжирует по степени важности, потом ставит задачи и следит за их выполнением. Это снимает нагрузку с сотрудников в главном офисе — теперь не надо будет тратить время на рядовые задачи. Их внимание потребуется только в исключительных случаях.
Дальше задачу получают сотрудники магазина — директор, руководитель отдела, продавец. Им на телефон приходит уведомление с задачей и функцией «отчитаться». «Отчетом» считается фото — например, выложенные на полку товары или исправленные ценники.
Все отчеты хранятся в базе системы. У супервайзера есть к ним доступ. Он в любой момент может проверить, правильно ли выполнили задачу, и при необходимости отправить её на доработку.
Руководство сети тоже может отслеживать работу каждого магазина. Но преимущество системы в том, что она не требует постоянного контроля.
Что видят сотрудники магазина
Работники магазина устанавливают на телефон мобильное приложение. Когда появляется новая задача для конкретного сотрудника, ему на телефон приходит уведомление. Система равномерно распределяет задачи — все сотрудники будут заняты, но непосильного объема работы не будет.
Внутри приложения находится список задач и сроки выполнения. Время на выполнение задачи рассчитывается автоматически в зависимости от её важности. Если нажать на задачу, то откроется окно для диалога с функцией «Отчитаться». В этом окне сотрудники отправят фотографию или отчет и при необходимости обсудят детали.
Задачи в таком формате проще воспринимать. Это особенно важно для директоров магазинов, у которых задачи из приложения — это только часть работы. Анализ данных и выявление закономерностей, а потом постановка и распределение задач отнимет у них слишком много времени. Система решает эту проблему и снимает с руководства эту часть нагрузки.
Что видят специалисты в офисе
Работники офиса получают общую информацию, но в любой момент могут перейти на задачи конкретного магазина. В систему приходят данные о количестве задач и их выполнении, отчеты по каждому продукту. Этой информации достаточно, чтобы судить о работе не только сети в целом, но и о каждого конкретного магазина.
Например, в системе появилась задача: выложить на полки сметану. Какую информацию получит специалист в офисе:
сколько магазинов выполнило эту задачу;
сколько времени на это ушло в каждом из них;
сколько дней снижались продажи продукта и когда пришли в норму;
сколько выручки принес продукт каждому магазину и сети в целом;
как часто этот продукт появлялся в чеках.
Результаты
У клиентов HEADO оборот вырос на 3-5% — такой результат показывают магазины «от производителя» и продуктовые магазины. В торговой сети «Магнит» продажи выросли на 2% после перехода на роботизированную систему управления, собственная разработка компании.
Как внедрить роботизированную систему управления потерями
Есть два способа внедрить такую систему в свой бизнес:
поручить создание системы своему отделу разработки;
купить готовое ПО.
У каждого подхода есть преимущества и недостатки: 1.создание системы в своем отделе разработки Это доступно в основном крупным сетям, у которых есть свой отдел разработки. Такой продукт будет отвечать всем запросам конкретной компании, а его создание удобно контролировать. Но при этом специалисты внутри одной сети учитывают только опыт своей компании и не смотрят на рынок в целом. 2.покупка готового ПО Купить готовое решение — это быстрее, дешевле и проще. Кроме того, компании, которые создают такие продукты, учитывают опыт рынка в целом и на его основе создают и обновляют свои продукты. Единственная проблема в этом подходе — найти компанию, чьи условия и качество ПО вас устроят. Если вы покупаете готовое ПО, обратите внимание на условия. Некоторые разработчики продают программу: вы один раз покупаете систему и работаете на ней. Другие продают подписку на ПО, которую можно прекратить в любое время. Выбирайте удобный для себя вариант.
По опыту HEADO готовое решение начинает работать в магазинах за неделю. И уже через 2 недели руководители и сотрудники замечают первые результаты.
Роботизированные системы созданы, чтобы упростить работу магазинов. Они снимают часть нагрузки, но не заменяют сотрудников полностью. Остаются нестандартные задачи, которые могут решить только люди. А рутину пусть возьмут на себя роботы.
Роботизированные системы не заменяют людей, но помогают им.