Как составить правильно 1020 ежедневных планов продаж , на примере крупной дрогери-сети Казахстана
За год работы:
сотрудники магазинов стали активнее включаться в выполнение спецзадач и KPI
супервайзеры получили инструмент контроля и решают вопросы в моменте,
а не постфактум
сотрудники перестали тратить время на отчеты и смогли уделить его задачам, приносящим прибыль
небольшие магазины стали показывать результаты лучше, чем магазины с «жирным» трафиком
Магазины Cosmart — крупнейшая сеть дрогери в Казахстане. На сегодняшний день насчитывает 30 точек в Алматы и 4 — в Астане. Это магазины со средней площадью 150 м2 и более 18 000 товарных позиций.

Структура персонала стандартная: директор магазина и товаровед, которые работают 5/2, и сменные кассиры-консультанты и администраторы (по два человека в смене). К каждым 7–10 магазинам прикрепляется свой супервайзер, который ДОЛЖЕН доносить информацию по планам и следить за их выполнением. Но так как не было подходящего инструмента, все управление шло по цифрам за вчерашний день.
Систему управления магазинами и персоналом HEADO порекомендовали коллеги по «Дрогери Союзу» как рабочую схему общения с магазинами
Задачи внедрения системы HEADO
Упростить составление планов продаж по всем магазинам и контролировать их выполнение
Вся информация о продажах магазинов в кармане, не «привязаны» к компьютеру в офисе
Как было до внедрения системы HEADO
Cosmart — активно развивающаяся сеть магазинов со стабильной укомплектованностью штата 85–90%. Но оперативно контролировать продажи не получалось. Из-за этого возникали нерешаемые вопросы.
Руководители сети не знали всей правды о продажах
Не видели оперативно количество и сумму чеков, нагрузку магазина по часам, объем приоритетных товаров за день. Все данные были только из 1С за вчерашний день. Итоговые отчеты по продажам создавались раз в месяц перед начислением зарплаты.
Тратили много времени на составление ежемесячных и ежедневных планов продаж по всем магазинам сети. Все считалось вручную. Не учитывались проходимость магазинов, нагрузка в праздничные и выходные дни.
Планы по продажам держались в голове или в устных договоренностях. Никто точно не знал, передали ли супервайзеры информацию магазинам. Было общение в мессенджерах, но люди часто копировали старые сообщения, не меняя цифры. Докопаться до правды было практически нереально — все было «на коленке».
Супервайзеры не могли эффективно делать свою работу
Не могли оперативно контролировать магазины. Потому что не знали здесь и сейчас, выполняет точка поставленные задачи или нет.
Постоянно вынуждены были ходить с ноутбуком. Если в пути нужно было что-то срочно проверить, приходилось искать место для работы.
Все отчеты заполняли вручную и могли ошибиться в планах. Боялись ответственности.
Сотрудники магазинов работали вслепую
После конца смены тратили по 20–30 минут на заполнение отчетов по продажам приоритетных товаров.
Задачи на день писались в группе, но продавцы не всегда их получали. Это влияло на выполнение планов продаж и зарплату сотрудников.
«Начиная сотрудничество с HEADO, мы не ставили процент роста. Но мы понимали, что с расширением компании, количества задач и людей, не сможем администрировать все в одной точке. Круг правды извращался. Мы говорили, что без этого изменения не сможем развиваться дальше. Все было спорно и возникали конфликты»
Рамиль Дыйкамбаев
директор сети магазинов Cosmart
Что сделал HEADO?
Мы предложили способ управления, который интегрируется в работу магазинов и упрощает общение между сотрудниками.
Предпринятые шаги
1 шаг
«Связали» коллектив, дав одинаковую информацию
Раньше задачи и планы на день передавалась или устно, или в различных мессенджерах — найти истину было сложно. Сейчас у руководителей, супервайзеров и сотрудников магазинов появился один инструмент, показывающий всем одинаковые данные.
Руководители видят информацию на компьютере, где они могут посмотреть подробные данные по всем магазинам.
Супервайзеры постоянно в движении, работают «в полях», и показатели всегда должны быть под рукой — поэтому у них есть мобильное приложение.
Основной инструмент работы кассиров-консультантов — касса, и им удобно, когда информация за день показывается в приложении здесь же. Чтобы посмотреть свой процент выполнения, достаточно всего лишь нажать на кнопку. Больше не нужно кому‑то звонить, что‑то спрашивать и перед кем‑то отчитываться, все есть в дашбордах.
1.
2.
3.
4.
2 шаг
Автоматизировали работу по постановке ежемесячных и ежедневных планов для каждого магазина сети с учетом его особенностей
Система анализирует трафик магазина по дням и часам.
Понимает, что количество посетителей неоднородно. Например, во вторник в 11:00 в магазин в среднем приходит 5 человек; в субботу в 15:00 — 25 человек; а 7 марта в 18:00 — в среднем 150 людей 
приходит за покупками.
Система сама рассчитывает планы в разрезе дня/часа для каждого магазина с учетом его особенностей. 
И делает прогнозы продаж.
Все это считается автоматически. Поэтому исключается вероятность ошибки. А магазины понимают, 
что это не «прихоть» руководителя, а просчитанные роботом данные.
1.
2.
3.
4.
Так как трафик посещения магазинов традиционно неоднородный: зависит от местоположения точки, времени и дня недели (рабочий это день, выходной или праздничный) — ручное планирование для большого числа магазинов занимает много времени, да и сами планы выставляются по‑разному, чаще всего просто пропорционально, разделив на 30.

Мы разработали эффективный алгоритм, который автоматически просчитывает ежемесячные и ежедневные планы по всем категориям товаров и по приоритетным маркам.
Как это работает:
В течение смены продавцы видят свой процент выполнения плана. А также возможную сумму продаж в конце дня, если продолжат работу в этом же ритме. И сами понимают, нужно ли им ускориться, чтобы сделать план.
5.
А директора, супервайзеры и руководители сети могут контролировать продажи по часам. Они видят, 
что должно быть в это время и что есть по факту — и понимают, хорошо работает смена или им нужна помощь.
6.
3 шаг
Сделали прозрачную систему работы для продавцов и добавили спортивный интерес
Сейчас всю информацию продавцы видят у себя на кассе. Также они больше не тратят время после работы 
на заполнение отчетов за день.
Включился соревновательный эффект: магазины видят результаты друг друга, понимают, что «они лучше нас, 
как так?!» И воспринимают все, как игру: нажал одну кнопочку, увидел свои результаты и результаты конкурентов. Появилось желание превзойти остальных и стать лучшими.
1.
2.
4 шаг
Дали возможность объективно оценивать эффективность мероприятий
Раньше проведение акций вызывало трудности: как оценить промежуточные итоги? Всегда была вероятность, что человек (маркетолог или супервайзер) неправильно посчитает результаты. И будет непонятно, «отбила» себя акция или нет.
Теперь все делает программа, которая стала маркером успешности акций. Если руководство сети понимает, что оцифровать данные для оценки акции невозможно, то запускать ее не будут — она по-любому «не выстрелит».
1.
2.
Постепенно сотрудники магазинов стали активнее и включеннее в выполнении спецзадач и KPI. Люди отслеживают выполнение спецзадач, включаются в работу и достигают целей.

Они понимают, что все в HEADO — то, как они зарабатывают деньги. При этом не надо дополнительно напрягаться: все действия на кассе отражаются в HEADO. Сотрудники видят все, что надо. И не должны заполнять дополнительные отчеты.
Процесс работы супервайзеров стал проще и эффективнее.
Находясь «в полях», они быстро оценивают работу магазинов и определяют, где сегодня нужна их поддержка. Нужно только «свайпнуть» вниз и обновить данные в телефоне. Планы теперь тоже считают не супервайзеры, а робот. И у людей пропал страх ошибки.
Появилось понимание об эффективности акций. Раньше руководство сети не знало, насколько эффективно отработало мероприятие. Объективных данных не было. Прирост показателей ставился «интуитивно». Была высока вероятность ошибок при подведении итогов. Сложно было проконтролировать промежуточные итоги: из-за большого количества других задач человеку трудно было посчитать и отследить результаты. Мы убрали это с сотрудника и передали HEADO.

Теперь маркетолог или супервайзер может прийти к руководству и сказать, «выстрелило» мероприятие или нет. Акции стали проводиться на постоянной основе.
У сотрудников высвободилось время для решения первоочередных задач. Отчеты — чаще всего убыточны. Время на них тратится, но не всегда можно правильно проанализировать их и подкорректировать свои действия.

К тому же по регламенту сети супервайзеры работают в офисе только один день в неделю. За этот день им надо успеть все. Поэтому чаще всего отчеты делались просто ради отчетов. Сейчас время сильно оптимизировалось.
Результаты за два месяца работы по новой системе
Неожиданностью даже для руководителей сети стало знание, что небольшие магазины в области показывают результаты даже лучше точек с «жирным» трафиком.

Исторически крупные магазины всегда делали продажи больше из-за постоянного потока покупателей. Поэтому они не так включаются в работу как «малыши». Сотрудники областных магазинов видят результаты крупняков и «бьют» их.

Это позволит в будущем оценивать не только результаты продаж, но и качество сервиса. Система управления магазинами HEADO быстро стала восприниматься сотрудниками как помощник в достижении их целей и целей магазинов.

Использование всех возможностей системы второй год помогает сетке уверенно расти и занимать лидирующие позиции на дрогери-рынке Казахстана.
Подписывайтесь на наш телеграм-канал и присоединяйтесь к профессиональному сообществу ретейлеров. Делитесь своим опытом и спрашивайте советы коллег
Остались вопросы?
Узнайте подробнее о нашей системе на онлайн-встрече с экспертом